Как мы настроили чат-бот для IT-колледжа и подключили его к amoCRM для триггерных рассылок

Онлайн-школы всё чаще используют чат-боты на протяжении всего цикла взаимодействия с аудиторией: от первого знакомства до последнего урока на платном курсе. Вслед за ними и образовательные учреждения (ВУЗы, колледжи, техникумы) стали применять новые технологии для эффективной коммуникации со студентами и решения организационных вопросов.


Чат-боты в мессенджерах помогают образовательным учреждениям закрыть постоянно растущую потребность в общении со своими студентами в сочетании с низким уровнем чтения электронной почты.


В этом кейсе мы расскажем про работу с IT-колледжем Хекслет, который пришёл к нам с задачей настроить триггерные рассылки с напоминаниями об оплате, а в итоге решил автоматизировать ещё несколько рутинных процессов. Также в конце статьи вы узнаете, все способы и выгоды использования чат-ботов в нише образования.

ЧАСТЬ 1
Чат-бот для студентов

Триггерные рассылки с напоминанием об оплате семестра

Клиент обратился к нам в середине учебного года, как раз перед окончанием семестра, с целью настроить оповещения в Телеграм-боте для текущих студентов о необходимости внести оплату за второе полугодие.


Идентификация обучающихся


Перед нами стояла задача запросить в чат-боте контакты подписчика и передать их в amoCRM так, чтобы дубли карточек были корректно объединены с теми, что уже есть в системе техникума. Было важно сохранить текущую информацию в CRM и лишь добавить ссылку на Телеграм в карточку клиента.


Алгоритм действий в чат-боте


Вероятность подписки на чат-бот только ради напоминаний об оплате очень низкая, поэтому нам надо было продумать, чем заманить студентов в чат-бот, какую пользу им предложить и как обеспечить 100% сбор контактов.


В результате мы сделали небольшой информационный чат-бот, в котором студенты могли:

  • получить ответы на вопросы по учебе;
  • узнать новости колледжа;
  • решить административные вопросы;
  • сообщить о проблеме.

1. Сразу после приветственного сообщения мы выясняли статус подписчика (родитель или обучающийся).


2. У студентов запрашивали номер телефона, объясняя это необходимостью идентификации для более быстрого решения вопросов. Для тех, кто не хотел делиться номером мы предусмотрели возможность указать свой email. Все данные тут же отправлялись в amoCRM.


3. Далее всем подписчикам приходило сообщение с возможностью получить ответы на частые вопросы. Если они переходили в раздел «Другое» или «Проблема», чат-бот просил оставить сообщение с описанием вопроса и передавал его комментарием в amoCRM.


4. Когда наступал период оплаты за семестр, запускалась триггерная цепочка по событию из amoCRM с напоминаниями в Телеграм раз в 2 дня — только для тех студентов, у кого ещё не было оплаты.


Если студент указывал, что он внёс необходимую сумму для обучения, чат-бот передавал информацию менеджеру колледжа для ручной перепроверки.


На этом наша работа по данной задаче была завершена, но клиенту так понравилась автоматизация, что он решил настроить коммуникацию не только с текущими студентами, но и с абитуриентами. Тем более, что на некоторых этапах диалог с ними стопорился и зависал.

ЧАСТЬ 2
Чат-бот для прогрева абитуриентов, которые ещё только выбирают куда им поступить

Ранее с клиентами, которые оставили заявку на сайте или сами позвонили, общались только менеджеры и другой коммуникации просто не было.


Мы помогли заказчику выстроить прогревочную цепочку сообщений в email, WABA и Телеграм.

Анкета в Телеграм-боте для квалификации лида и выяснения потребностей

Созваниваясь с будущими студентами, менеджеры предлагали им заполнить небольшую анкету, чтобы забронировать место в колледже.


В ходе опроса мы с помощью чат-бота выясняли: какую специальность хочет получить человек, какой класс заканчивает, что важно при выборе учебного заведения, почему заинтересовало IT-направление и т.д. Вся информация передавалась в карточку клиента в amoCRM с меткой о резервации места.

Одно из сообщений в анкете абитуриента

Если человек отвлекался и переставал отвечать, чат-бот отправлял мотивирующие сообщения продолжить заполнение анкеты.

Запись на день открытых дверей в колледже через чат-бот в Телеграме

Заказчик проводил день открытых дверей (ДОД) в колледже оффлайн в Москве и Санкт-Петербурге и онлайн для абитуриентов из любой точки мира. Для посещения мероприятия нужно было предварительно записаться через чат-бот.


Как это работало:


1. Через 24 часа после заполнения анкеты для бронирования места в колледже, все подписчики получали приглашение на день открытых дверей (ДОД).


2. В чат-боте абитуриенты выбирали место и время встречи, а затем подтверждали своё намерение прийти на ДОД.


Тем, кто отказывался пройти регистрацию на ДОД, мы высылали предложение заключить предварительный договор или получить помощь менеджера.


3. Чтобы не терять контакт с подписчиками и напомнить о мероприятии, мы добавили в чат-бот прогревочные сообщения, в которых рассказывали о самых популярных профессиях.


4. За день до дня открытых дверей подписчики получали напоминание. В нём они могли подтвердить, что придут на мероприятие, или перезаписаться на другой день.


5. На следующий день после ДОД чат-бот запрашивал обратную связь.


  • Если подписчик указывал, что ему всё понравилось, мы предлагали сразу подать документы на поступление.
  • Если абитуриент отмечал, что ему не понравилось мероприятие, то мы просили оставить отзыв и также оставляли возможность подать документы.
  • Если подписчик отвечал, что его не было, мы предлагали прийти в другой день. А тем, кто записывался на онлайн-ДОД, высылали запись мероприятия.

Так выглядит структура чат-бота для записи на день открытых дверей

Контентная цепочка сообщений в email, WABA и Телеграм

Для клиентов, которые не заполнили анкету и не прошли регистрацию на день открытых дверей, мы создали контентную цепочку сообщений. В ней раскрывали преимущества колледжа, рассказывали про профессии, почему IT-специалистом быть выгодно, отправляли кейсы, информацию про стажировку, приглашали на день открытых дверей.

Одно из сообщений прогревочного контента в Телеграме

В каждом сообщении была возможность связаться с менеджером и/или перейти в чат, совершить целевое действие.


Если подписчик переходил на следующий этап сделки, и получал определённый статус в amoCRM, мы исключали его из контентной части воронки.

Ищете решения для Телеграм-ботов?

Перейдите в наш бот-справочник - он поможет подобрать решение под вашу задачу и покажет реальные примеры чат-ботов

Триггерные рассылки для приёма документов, оформления договора и отслеживания оплаты

Чат-боты в мессенджерах хорошо справляются с однотипными, рутинными задачами, к которым можно отнести и оформление документов на обучение.


Но для того, чтобы точно понимать на каком этапе сделки находится сейчас абитуриент и отправлять нужное ему напоминание или уведомление, нам снова понадобилась интеграция с amoCRM.


Мы настроили следующие триггерные рассылки:

  1. запрос документов на поступление и напоминание через 3 дня с предложением получить помощь менеджера;
  2. уведомление о получении документов и подготовке договора;
  3. уведомление о готовности договора и необходимости его подписать, и напоминание через 24 часа, если клиент не перешёл на следующий этап сделки;
  4. уведомление о получении подписанного договора и необходимости внести оплату за обучение;
  5. уведомление об оплате в случае внесения денежных средств и соответствующей отметки в amoCRM;
  6. напоминания через 2-3 дня о необходимости оплаты обучения с предложением получить помощь менеджера при возникновении вопросов.

Триггерные сообщения на каждый этап сделки

Благодаря триггерным рассылкам, менеджеры были освобождены от рутинных задач и смогли сосредоточиться на действительно важных вопросах абитуриентов.


Будущим студентам тоже удобнее получать уведомления в мессенджерах, а не в email. Так риск пропустить важное сообщение значительно снижается.

Вебинарная воронка для участников образовательной выставки

Наш заказчик участвовал в образовательной выставке, на которой все желающие могут познакомиться с представителями ВУЗов, техникумов, колледжей, пройти профориентацию, узнать какие экзамены нужно будет сдать и т.д.


На выставке клиент разместил QR-код, по которому посетители мероприятия могли запустить чат-бот в телеграме и:

  • пройти тест «Узнай свою профессию в IT»;
  • получить план «Как стать программистом»;
  • получить приглашение на бесплатный вебинар.

При входе в воронку мы сразу запрашивали номер телефона, выясняли, кто проходит чат-бот (родитель или ученик), в каком классе учится ребёнок. Все данные чат-бот передавал в amoCRM.


26% подписчиков поделились своими контактами сразу при входе в воронку.


Далее начинался сам тест из 8 вопросов, в результате которого путём подсчёта баллов, подписчик узнавал, какая профессия в IT-сфере ему подходит больше. Также здесь мы отправляли информацию о бесплатном вебинаре, где можно было узнать больше о профессиях.


До даты проведения эфира чат-бот отправлял:

— сообщение с предложением получить консультацию и узнать больше о колледже.

— напоминание о вебинаре, чтобы остаться в поле зрения подписчика.


В день эфира пользователи получали 5 напоминаний — это оптимальное количество сообщений, которое позволяет достичь 30% доходимости до эфира.


После вебинара мы делили аудиторию на тех, кто был на эфире и кто не смог присоединиться.


Первые получали сообщение с предложением оставить обратную связь — насколько им понравился эфир. А после голосования каждому была предложена консультация, чтобы узнать подробнее об обучении в Хекслет.


Вторым (не пришедшим на эфир) мы предложили прийти на повтор вебинара на следующий день. Далее работала та же схема: напоминания и опрос.


Тем, кто так и не пришел на вебинар, мы отправили запись и предложение получить консультацию.


На этом цепочка сообщений не заканчивалась, мы предусмотрели ещё 3 прогревочных письма, в которых рассказывали о колледже, что приёмная комиссия уже начала работать, закрывали возражения и сомнения, как родителей, так и будущих студентов.


Если подписчик соглашался созвониться с менеджером, чат-бот тут же отправлял заявку в amoCRM.

5% от всей базы подписчиков оставили заявку на консультацию.
Хотите также?

Способы и выгоды использования чат-ботов в нише образования

Самые распространённые способы использования — это:


1. Автоматизация поддержки студентов и их родителей


Чат-боты в мессенджерах могут 24/7 отвечать на частые вопросы: адрес, телефоны, график работы учебного заведения, как зовут преподавателей, как посмотреть свои оценки, как оплатить обучение, расписание лекций, зачётов и т.д.


Для абитуриентов можно сделать отдельный раздел или чат-бот, в котором будет размещена информация о документах, необходимых при поступлении, о факультетах, на которые идёт набор, об экзаменах при поступлении.


Такая автоматизированная поддержка очень сильно разгрузит сотрудников, к которым обращаются студенты. А за счёт того, что чат-бот может отвечать сразу нескольким подписчикам одновременно, сократится время ожидания ответа и повысится лояльность студентов.


2. Административные функции


Чат-бот может проводить предварительное анкетирование и записывать абитуриентов на консультацию, день открытых дверей, добавлять их в предварительный список, помогать зарезервировать место на курсе. Это позволит автоматизировать рутинные задачи, которые можно выполнить без участия администраторов.


3. Работа с абитуриентами на каждом этапе воронки продаж


С помощью чат-бота можно помогать и стимулировать будущих студентов перейти на следующий этап сделки: начиная со знакомства с учебным заведением до оплаты обучения в нём. С помощью тщательно продуманной контентной цепочки сообщений можно рассказать о преимуществах образовательного учреждения, закрыть сомнения, страхи, донести ценность своего предложения.


Чат-бот в мессенджерах — это ещё один источник коммуникации с абитуриентами и их родителями, который не стоит упускать из внимания.


4. Напоминания и уведомления


С помощью чат-бота можно отправлять абитуриентам и их родителям нужные напоминания. Например, о дне открытых дверей, вебинаре, о начале работы приёмной комиссии, о необходимости принести документы, оплатить обучение и т.д.


Для текущих студентов можно настроить уведомления о начале сессии, об изменениях в расписании, о появлении дополнительных материалов, ресурсов, которые нужны для обучения.


Так все студенты своевременно будут получать всю необходимую информацию в удобном мессенджере. И это может положительно отразиться на успеваемости, конверсии в доходимость и даже оплату.


5. Сбор обратной связи


Проведение опроса в чат-боте поможет выявить интересные для студентов темы дополнительных занятий, лекций, мероприятий, а также потребности и предпочтения. И для этого не придется собирать подписи, ловить студентов на переменах, прерывать занятия. Достаточно просто отправить одну рассылку!


Собрать обратную связь можно и после определённого события, например, после вебинара или проведения дня открытых дверей.


Понимая, что нужно и интересно студентам, легче внести изменения, улучшить процессы и сделать свои мероприятия более полезными и востребованными.


6. Вовлечение абитуриентов и студентов в процесс обучения


В чат-боте можно сделать викторину, которая погрузит человека в выбранную профессию и процесс изучения новой темы. Причём для многих студентов такой подход может дать гораздо лучший образовательный эффект, чем лекции. Тем более, что сейчас чат-бот легко сделать интерактивным, с добавлением видео, аудио-материалов.


А с помощью тестов можно контролировать уровень знаний. Возможно, некоторым студентам будет самим интересно проверять себя, чтобы прийти на экзамен более уверенным.


Так с помощью ненавязчивой геймификации образовательное учреждение может повысить успеваемость учащихся, получить конкурентное преимущество перед другими ВУЗами или колледжами.


7. Приём оплаты


Для того, чтобы студенты оплатили обучение, не обязательно отправлять их в банк или на сайт учреждения. С помощью чат-бота можно прямо в мессенджере дать ссылку и перевести человека на страницу оплату. Это поможет сократить время ожидания поступления денежных средств.


8. Проведение обучения в мессенджерах


Онлайн-школы всё чаще переносят своё обучение в мессенджеры, так как чат-боты значительно сокращают расходы на LMS, и при этом помогают сохранить вовлеченность студентов. Конечно, не все образовательные учреждения могут так поступить. Однако, выдавать с помощью чат-бота запись лекций или некоторые уроки — вполне реально.


Например, можно сделать отдельный небольшой курс по финансовой грамотности, безопасности, трудоустройству или по теме факультета, который не относится к основной программе обучения, но может быть полезен студентам.


Как видите, способов использования чат-ботов в образовательной сфере достаточно много, их легко адаптировать под любой проект. Они помогают вывести обучение на новый уровень, получить конкурентное преимущество, наладить контакт со студентами и даже повысить эффективность обучения.


У нашей команды большой опыт в создании воронок продаж и автоматизации процессов, в том числе с помощью интеграции мессенджеров с CRM системами. Если вы хотите внедрить в свой бизнес чат-боты, привлечь новых клиентов или подключить триггерные рассылки, заполните форму ниже и мы с вами свяжемся.

Заказать чат-бот
Оставьте свои контакты, и мы свяжемся с вами, чтобы обсудить детали
Нажимая на кнопку, вы подтверждаете согласие с Политикой конфиденциальности.
Наши работы

Как мы настроили чат-бот для VPN-сервиса и создали симбиоз трех платформ с помощью API

Как создать закрытое сообщество по подписке с помощью чат-бота в телеграм

Чат-боты в Telegram Ads: как пройти модерацию

Как чат-бот в телеграме помог провести честное голосование на офлайн-мероприятии

Как писать тексты для чат-ботов в мессенджерах: правила и советы от агентства Townsend

Как создать автоматическую воронку в мессенджере с конверсией в 35%. Кейс Townsend и MAED

3 способа увеличить выручку в интернет-магазине с помощью чат-ботов в мессенджерах

Как повысить конверсию в заявки для онлайн-школ с помощью геймификации в чат-ботах

Как создать курс-тренажёр и автоматизировать процесс обучения с помощью чат-бота в Телеграме

Как триггерные рассылки в Whatsapp помогают интернет-магазинам увеличить продажи

Как удержать внимание клиентов в B2C-услугах с помощью геймификации в чат-ботах

Как чат-бот помог онлайн-школе сэкономить бюджет и повысить эффективность обучения

Как мы сделали большой детский офлайн-квест с конкурсами и подарками с помощью чат-бота

7 работающих механик в чат-ботах для онлайн-образования

Как получить 48% конверсии в продажу с помощью чат-бота в Телеграме и ВКонтакте

Как мы увеличили конверсию в 6 раз в торгово-производственной компании с помощью чат-бота

Как получить заявки на курс в нише B2B с высоким чеком с помощью чат-бота в мессенджере Телеграм

Как увеличить доходимость до вебинара на 133% с помощью чат-бота в высококонкурентной нише

Как продавать услуги стилиста с помощью воронки в мессенджерах
Как стартапу с помощью чат-бота понять свою аудиторию, чтобы выбрать верную стратегию продвижения новых услуг
Как создать вебинарную воронку в мессенджерах, которая будет привлекать максимум оплат
Как создать сервис по подписке (закрытый клуб) на базе мессенджера Телеграм
Как мы переработали email-рассылку в воронку для мессенджеров и настроили триггерные сообщения с Shopify
Как собрать 595 лидов за 3 месяца для фитнес-клуба с помощью рассылки в соцсетях и чат-бота
Как подготовить участников к мероприятию и собрать лояльную аудиторию в мессенджерах
Как регулярно через мессенджеры продавать пиццу c доставкой, растить базу и влюблять клиентов в продукт